La Forma I-9 es un documento esencial para el cumplimiento de las leyes de inmigración en EE.UU., ya que verifica la identidad y elegibilidad de empleo de los trabajadores. Realizar una auditoría interna de estas formas ayuda a evitar multas y sanciones del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE). En este artículo, te explicamos cómo auditar correctamente las formas I-9 de tu negocio.
1. Reúne y Organiza las Formas I-9
Antes de iniciar la auditoría, asegúrate de recopilar todas las formas I-9 de empleados actuales y, si es posible, de exempleados según el tiempo de retención requerido:
Empleados activos: Deben tener una Forma I-9 en archivo.
Exempleados: Debes conservar sus formas por al menos 3 años desde la fecha de contratación o 1 año después de la terminación, lo que sea más largo.
2. Verifica la Compleción de Cada Sección
Revisa cada una de las tres secciones de la Forma I-9:
Sección 1 (Empleado): Debe estar completa con nombre, dirección, fecha de nacimiento y selección del estatus de elegibilidad de empleo. Además, debe tener la firma y fecha del empleado.
Sección 2 (Empleador): Verifica que se haya completado dentro de los primeros tres días de empleo. Asegúrate de que los documentos de identificación sean válidos y estén registrados correctamente.
Sección 3 (Reverificación y Recontratación): Si aplica, revisa que la información de reverificación sea precisa y actualizada.
3. Identifica Errores y Corrige
Los errores comunes incluyen:
- Campos en blanco
- Fechas incorrectas
- Documentos de identificación vencidos
- Firma faltante del empleado o del empleador
Para corregir errores:
Usa tinta de otro color y haz correcciones con una sola línea, agregando tus iniciales y fecha.
Si hay errores graves, completa una nueva Forma I-9 y adjunta una nota explicativa.
4. Asegura el Almacenamiento Seguro
Las formas I-9 deben guardarse en un archivo separado de los expedientes de los empleados y estar disponibles para inspección del ICE si es necesario. Puedes almacenarlas en:
Físico: Archivos seguros con acceso restringido.
Digital: Bases de datos seguras con copias de respaldo.
5. Implementa Auditorías Periódicas
Para prevenir sanciones, realiza auditorías al menos una vez al año. Asigna a un responsable o contrata a un experto en cumplimiento de inmigración para garantizar que las formas I-9 estén actualizadas y en cumplimiento.
Conclusión
Mantener las formas I-9 en orden es fundamental para evitar sanciones y demostrar cumplimiento con las leyes laborales de EE.UU. Siguiendo estos pasos, podrás auditar tus documentos de manera efectiva y asegurarte de que tu negocio esté preparado ante cualquier inspección.
Si necesitas ayuda con la gestión de documentos de cumplimiento laboral, contáctanos y te asesoraremos para evitar riesgos legales.
