Tips de RRHH

La Forma I-9 es un documento esencial para el cumplimiento de las leyes de inmigración en EE.UU., ya que verifica la identidad y elegibilidad de empleo de los trabajadores. Realizar una auditoría interna de estas formas ayuda a evitar multas y sanciones del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE). En este artículo, te explicamos cómo auditar correctamente las formas I-9 de tu negocio. 1. Reúne y Organiza las Formas I-9 Antes de iniciar la auditoría, asegúrate de recopilar todas las formas I-9 de empleados actuales y, si es posible, de exempleados según el tiempo de retención requerido: Empleados activos: Deben tener una Forma I-9 en archivo. Exempleados: Debes conservar sus formas por al menos 3 años desde la fecha de contratación o 1 año después de la terminación, lo que sea más largo. 2. Verifica la Compleción de Cada Sección Revisa cada una de las tres secciones de la Forma I-9: Sección 1 (Empleado): Debe estar completa con nombre, dirección, fecha de nacimiento y selección del estatus de elegibilidad de empleo. Además, debe tener la firma y fecha del empleado. Sección 2 (Empleador): Verifica que se haya completado dentro de los primeros tres días de empleo. Asegúrate de que los documentos de identificación sean válidos y estén registrados correctamente. Sección 3 (Reverificación y Recontratación): Si aplica, revisa que la información de reverificación sea precisa y actualizada. 3. Identifica Errores y Corrige Los errores comunes incluyen: Campos en blanco Fechas incorrectas Documentos de identificación vencidos Firma faltante del empleado o del empleador Para corregir errores: Usa tinta de otro color y haz correcciones con una sola línea, agregando tus iniciales y fecha. Si hay errores graves, completa una nueva Forma I-9 y adjunta una nota explicativa.   4. Asegura el Almacenamiento Seguro Las formas I-9 deben guardarse en un archivo separado de los expedientes de los empleados y estar disponibles para inspección del ICE si es necesario. Puedes almacenarlas en: Físico: Archivos seguros con acceso restringido. Digital: Bases de datos seguras con copias de respaldo. 5. Implementa Auditorías Periódicas Para prevenir sanciones, realiza auditorías al menos una vez al año. Asigna a un responsable o contrata a un experto en cumplimiento de inmigración para garantizar que las formas I-9 estén actualizadas y en cumplimiento. Conclusión Mantener las formas I-9 en orden es fundamental para evitar sanciones y demostrar cumplimiento con las leyes laborales de EE.UU. Siguiendo estos pasos, podrás auditar tus documentos de manera efectiva y asegurarte de que tu negocio esté preparado ante cualquier inspección. Si necesitas ayuda con la gestión de documentos de cumplimiento laboral, contáctanos y te asesoraremos para evitar riesgos legales. Suscribete para recibir más información Email Subscribe You have been successfully Subscribed! Ops! Something went wrong, please try again. Otros artículos de interés Departamento del trabajo, Tips de RRHH ¿Cómo hacer una auditoria de tus formas I9? Departamento del trabajo, Tips de RRHH Este Halloween Evita un Susto con Labor Commission en CA Departamento del trabajo, Tips de RRHH Leyes que protegen a los trabajadores en CA te las explicamos aquí Tips de RRHH Errores Comunes Que cometen los emprendedores en CA Sin categoría Evita estas preguntas al entrevistar a un empleado

Te compartimos el video completo aquí: El experto Pablo Pineda nos comparte algunas historias reales y lo que puedes hacer para evitar que la próxima víctima sea tu negocio. https://youtu.be/iD3MlxnF30M En  conclusión: No dejes que estos descuidos se conviertan en un susto real para tu negocio. Con la información adecuada, puedes mantener tu negocio protegido y evitar costosos errores legales. Recuerda que si tienes dudas puedes contactarnos por vía telefónica al (408) 464-3011 o completando el siguiente formulario. Please enable JavaScript in your browser to complete this form.Name *Email *Phone Number *Number of Employees *MessageWebsite Get a Free Quote Otros artículos de interés Departamento del trabajo, Tips de RRHH Este Halloween Evita un Susto con Labor Commission en CA Departamento del trabajo, Tips de RRHH Leyes que protegen a los trabajadores en CA te las explicamos aquí Tips de RRHH Errores Comunes Que cometen los emprendedores en CA Sin categoría Evita estas preguntas al entrevistar a un empleado Sin categoría La clave del éxito de tu pequeña empresa en California

Gestionar un negocio implica cumplir con numerosas regulaciones, y entre las más importantes se encuentran tres leyes que pueden tener un impacto directo en tu empresa: la Compensación para el Trabajador (Worker’s Compensation), la Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA), y la Ley de los Estadounidenses con Discapacidades (ADA). Ignorar o malinterpretar estas leyes puede exponerte a multas, demandas y daños a la reputación de tu empresa. A continuación, te explicamos cómo funcionan estas leyes y cómo puedes cumplirlas correctamente.   1. Compensación para el Trabajador (Worker’s Compensation) La Compensación para el Trabajador es una ley diseñada para proteger a los empleados que sufren lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo. Esta legislación obliga a las empresas a proporcionar beneficios como cuidado médico, asistencia financiera por discapacidad temporal o permanente, y en casos más graves, ayuda financiera por deceso a los familiares del trabajador. ¿A quién afecta esta ley? Esta ley aplica a todos los empleados desde el momento en que son contratados, independientemente del tamaño de la empresa. Si un empleado se lesiona en el trabajo, tiene derecho a recibir estos beneficios sin importar quién tuvo la culpa. Beneficios incluidos: Cuidado médico: Para cubrir los gastos de tratamiento. Asistencia financiera temporal o permanente: En caso de que el trabajador no pueda volver a trabajar o sufra una discapacidad. Beneficios por fallecimiento: Proporcionados a los dependientes del trabajador en caso de muerte. Ejemplo real: En 2021, la empresa de construcción Tappan Zee Constructors enfrentó una demanda masiva después de que varios empleados se lesionaran en una obra en Nueva York. Al no cumplir correctamente con las regulaciones de compensación, tuvieron que pagar millones en beneficios atrasados . 2. Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA) La Ley de Ausencia Familiar y Médica es una ley federal que garantiza a los empleados elegibles el derecho a tomar hasta 12 semanas de ausencia no remunerada por razones de salud propias o de un familiar directo. Esta ley es esencial para proteger a los trabajadores que enfrentan situaciones médicas serias sin temor a perder su empleo. ¿A quién afecta esta ley? Aplica a empresas con 50 o más empleados que trabajen en un radio de 75 millas de la empresa, y que hayan trabajado al menos 1,250 horas en los últimos 12 meses. California también tiene su propia versión de esta ley, llamada Ley de Derechos Familiares de California (CFRA), que extiende la protección a las empresas con solo 5 empleados. Beneficios incluidos: 12 semanas de ausencia no remunerada: Por condiciones médicas graves o cuidado de un familiar cercano. Protección del empleo: El empleado tiene derecho a volver a su puesto o a uno equivalente. Ejemplo real: En 2018, PepsiCo fue demandada por no permitir que una empleada tomara el tiempo que necesitaba para cuidar de su padre gravemente enfermo. Al negar su derecho bajo la FMLA, la empresa enfrentó una demanda que resultó en una gran compensación por despido injustificado . 3. Ley de los Estadounidenses con Discapacidades (ADA) La Ley de los Estadounidenses con Discapacidades (ADA) prohíbe la discriminación contra personas con discapacidades en el lugar de trabajo. Esta ley exige que las empresas ofrezcan “adaptaciones razonables” para empleados con discapacidades, siempre y cuando estas no representen una carga excesiva para la empresa. ¿A quién afecta esta ley? Aplica a todas las empresas con 15 o más empleados. El incumplimiento de esta ley puede dar lugar a demandas por discriminación, multas y otros costos. Beneficios incluidos: Adaptaciones razonables: Como modificar el espacio de trabajo, ajustar el horario o proporcionar equipo especializado para ayudar al empleado a realizar sus funciones. Prohibición de la discriminación: Las empresas no pueden negar empleo o promociones debido a una discapacidad. Ejemplo real: La cadena de tiendas Walgreens fue demandada en 2017 por despedir a una empleada con diabetes por comer un bocadillo mientras trabajaba. El tribunal determinó que Walgreens no proporcionó una “adaptación razonable” y tuvo que pagar más de $180,000 en daños . Otros artículos de interés Departamento del trabajo, Tips de RRHH Leyes que protegen a los trabajadores en CA te las explicamos aquí Tips de RRHH Errores Comunes Que cometen los emprendedores en CA Sin categoría Evita estas preguntas al entrevistar a un empleado Sin categoría La clave del éxito de tu pequeña empresa en California Departamento del trabajo, Sin categoría Cuidado con la visita del Departmento del Trabajo!